Evolution Contabilidade

A contabilidade digital é uma forma de escritórios e profissionais contábeis modernizar e automatizar seus serviços, facilitando a comunicação, a transmissão de dados e documentos, e melhorando a performance do atendimento.

Se pequenas empresas contam com sistemas simples (alguns até gratuitos) para gestão financeira e contábil, lidando com documentações, obrigações legais e cálculos que fogem do seu conhecimento básico, correm riscos de acabar declarando informações erradas.

Enquanto isso, escritórios contábeis se viram competindo com soluções tecnológicas de amplo acesso, baixo custo e sem qualidade.

Por isso, a contabilidade digital vem para oficializar o trabalho nesse ambiente virtual, aproveitando as vantagens e facilidades que a internet oferece, rompendo barreiras e garantindo qualidade nos serviços prestados.

Além disso, para empresas que contam com um profissional contábil, a contabilidade digital é uma forma de integrar departamentos, automatizar processos e otimizar tempo e recursos financeiros e pessoais.

Quer saber mais sobre isso? Neste artigo, vamos explicar:

Contabilidade Digital: o que é
Objetivo da contabilidade digital
Como funciona a contabilidade digital
Diferença entre contabilidade digital e contabilidade online
Vantagens da contabilidade digital
Plataforma de contabilidade digital
Como escolher um serviço de contabilidade digital

Desde 2015 a contabilidade digital foi aceita como uma categoria da Contabilidade, abraçando as novas gerações de profissionais, empresas e clientes que têm na internet um meio de trabalho mais eficaz.

Com novos processos e métodos de trabalho, a contabilidade digital apresenta maior eficiência no desenvolvimento dos serviços contábeis, agilizando rotinas e facilitando tarefas, já que permite maior integração e acesso às informações.

Enquanto algumas pessoas ainda insistem no modelo de trabalho que consiste em grandes arquivos físicos, planilhas e muito papel, os contadores digitais têm no ambiente virtual o apoio que precisam para guardar, documentar, acessar e compartilhar informações contábeis da empresa.

Objetivo da contabilidade digital

Como já podemos entender, a contabilidade digital supre uma necessidade tão comum nos dias atuais: agilidade nos processos; segurança das informações; rápida comunicação.

É verdade que a internet aproximou pessoas, reduzindo distâncias. Com isso, a contabilidade digital também ganha uma nova proporção: você pode, por exemplo, contar com um profissional que vive a quilômetros de distância.

Isso porque a contabilidade digital prevê acesso em tempo real a todas as informações, já que deve contar com sistemas integrados à empresa, de forma que a transmissão de dados seja feita de forma automática.

Dessa forma, a contabilidade digital tem como objetivos principais:

Agilizar a execução e entrega dos serviços inerentes ao escritório contábil
Melhorar a comunicação, com possibilidade de trocas online e em tempo real
Agregar valor
Atender a todos os regimes tributários com facilidade
Focar na eficiência e na qualidade dos serviços prestados
Eliminar barreiras, como a distância

Como funciona a contabilidade digital

Chega de malotes: a contabilidade digital integra contadores e clientes através de um sistema único de gestão financeira, controle de estoque, vendas e outros.

Para a empresa, a facilidade de ver seus dados e informações em uma plataforma de livre acesso. Além, claro, de automatizar processos como levantamento e consolidação financeira, necessária para os documentos ou relatórios essenciais para a gestão contábil.

Para o contador, basta acessar o sistema para consultar, exportar ou enviar qualquer informação necessária ao seu trabalho.

Dessa forma, tudo acontece no ambiente digital, especialmente se o sistema escolhido pela empresas for online e tiver seus registros em nuvem, como a Evolution Contabilidade Digital.

Nem gestor, nem contador, precisam sair de suas empresas para reuniões ou encontros sem necessidade — o trabalho de ambos pode ser realizado de forma automatizada e simples, com atualizações em tempo real.

Diferença entre contabilidade digital e contabilidade online

No começo deste texto, falamos sobre sistemas simples e até gratuitos, que prometem uma gestão contábil eficaz.

A verdade é que planilhas ou sistemas menos funcionais podem ser úteis para pequenos empresários, mas o risco é grande já que não existe uma consultoria, suporte ou orientação em relação às obrigações legais do negócio.

Essa é a diferença principal entre contabilidade digital e contabilidade online. A contabilidade online foca no preço baixo, e a contabilidade digital foca na qualidade do serviço.

Apesar das duas serem oferecidas e executadas com uso da tecnologia, a contabilidade online não tem a preocupação com o sucesso, lucro ou performance da empresa.

A contabilidade digital, no entanto, oferece um serviço que preza pela eficiência, garantindo bons resultados ao negócio.

Vantagens da contabilidade digital

A evolução da tecnologia trouxe inúmeros benefícios às pessoas e às empresas. Você paga contas pela internet, contrata pessoas, compra insumos, vende seus produtos e divulga sua empresa pela internet.

Da mesma forma, a contabilidade digital aproveita as facilidades desse ambiente para otimizar seus serviços. É claro que isso traz vantagens, tanto para a empresa quanto para o profissional da área. Vamos entender melhor:

Produtividade

Com acesso facilitado e em tempo real, é possível automatizar as tarefas mais rotineiras e repetitivas, como levantamento de dados.

Através de relatórios prontos, o contador consegue agilizar suas atividades, fazendo mais coisas em menos tempo. Assim, além da produtividade, a empresa vê seus serviços contábeis sendo realizados com menos recursos humanos — o que impacta em redução de custos.

Redução de custos

Falando em redução de custos, a contabilidade digital rompe barreiras de distância e aumenta as opções disponíveis no mercado. Assim, a empresa pode escolher o melhor custo x benefício, sem se preocupar em contar com escritórios ou sistemas locais.

Além disso, reduz custos com armazenamento de papel, já que tudo estará sendo armazenado em nuvem.

Otimização de tempo

Aliado ao benefício de aumento da performance, temos a otimização de tempo, que permite que empresas e profissionais façam mais coisas em menos tempo.

Eliminado tarefas repetitivas, o sistema de contabilidade digital permite que o profissional aproveite melhor seu tempo de trabalho. É por esse motivo que o contador digital tem um papel mais consultivo e estratégico — agregando ainda mais para a empresa.

Maior precisão

Outra vantagem importante é precisão dos dados. Com a integração entre departamentos, as informações são registradas de forma automática, reduzindo as chances de erros humanos.

Na hora de preencher uma planilha, por exemplo, uma digitação errada pode comprometer todo um relatório.

Se você já está acostumado com documentos como DRE, Balanço Patrimonial ou mesmo o Imposto de Renda, deve saber que a confiabilidade dos dados é essencial.

Escalabilidade

Como mencionamos, a contabilidade digital rompe barreiras. Isso garante mais escalabilidade do setor contábil (seja um departamento da empresa, seja um escritório terceirizado).

Uma empresa com várias filiais em diferentes cidades ou países, por exemplo, pode ter sua contabilidade facilitada através da integração dos sistemas.

No caso do escritório contábil, ele também pode escalar seus serviços, ampliando sua cartela de clientes sem, necessariamente, aumentar seu quadro funcional.

Valorização do profissional

A contabilidade digital surgiu como forma de concorrer com sistemas mais baratos (a contabilidade online), oferecendo a expertise e a consultoria de profissionais capacitados.

Assim, valoriza o profissional e garante mais qualidade às empresas, que podem ter acesso facilitado a escritórios e profissionais com competência para agregar e permitir o sucesso da empresa.

Plataforma de contabilidade digital

A contabilidade digital só existe se um sistema for capaz de suprir as necessidades para atendimento das funções do profissional.

Assim, a empresa deve investir em um sistema de gestão que integre as informações e possibilite o acesso pelo contador.

Além disso, é fundamental que a empresa adote medidas como padronização de processos, de forma a garantir que o sistema esteja, de fato, em uso e atualizado.

Atividades como controle de estoque, controle de compras, registros de contas a pagar e a receber, consolidações bancárias, previsão orçamentária e vendas realizadas devem ser facilmente registradas e consultadas.

Opte por um sistema de gestão online, onde os dados ficam armazenados em nuvem. Além de ter uma manutenção mais simples, não depende de investimentos em maquinários, como servidores, por exemplo.

Outra vantagem é a facilidade de acessar os dados a qualquer momento, de qualquer dispositivo.

Como escolher um serviço de contabilidade digital

Se você já entendeu que a contabilidade digital é um recurso fundamental nos dias de hoje, vamos ajudá-lo a escolher o sistema ideal para permitir essa atividade.

Confira, abaixo, 5 dicas que devem ser levadas em consideração na hora de contratar um sistema para sua contabilidade digital:

Não fixe somente no preço

Diferente da contabilidade online, que preza pelo preço baixo, a contabilidade digital busca oferecer um serviço de qualidade e uma consultoria estratégica.

Por isso, preço não deve ser um fator decisivo. Avalie outros pontos, consulte outros clientes, leia depoimentos, enfim: aprofunde sua pesquisa.

Na dúvida, faça testes. Os sistemas de gestão mais completos e sérios oferecem alguns dias gratuitos para experimentação de todas as funcionalidades.

Avalie a capacidade de atendimento

Sistemas online têm como desafio o atendimento em casos de necessidade. Uma coisa é você poder bater na porta da empresa que lhe vendeu um software. Outra é precisar contar com canais de atendimento à distância, como chat, e-mail ou telefone.

Então, tenha certeza que o sistema escolhido tenha uma capacidade para atender suas necessidades. Em caso de dúvidas ou precisando de uma consultoria específica, a equipe deve estar disponível para atendê-lo com agilidade.

Verifique se a empresa está regularizada

Se você está buscando um escritório de contabilidade digital, tenha certeza de que ele esteja regularizado, com todos os registros e certificações necessárias para o desempenho da atividade.

Valorize questões de segurança dos dados

Você sabe que uma das vantagens da contabilidade digital é o fácil acesso às informações financeiras da empresa, agilizando muito na transmissão desses dados.

Por outro lado, é fundamental que você possa confiar na segurança dos dados. Sistemas online podem estar vulneráveis a ataques de hackers ou vazamentos de arquivos (até por um funcionário mal intencionado).

Então, pesquise para escolher um sistema ou um escritório que garanta a segurança dos dados, com políticas de privacidade e planos de contingência em caso de ataques.

Outro ponto importante são os backups: em um sistema de contabilidade digital estará toda a vida da empresa. Você não pode correr o risco de ver esse histórico perdido.

Com a Evolution Contabilidade Digital, tudo isso se torna ainda mais prático para o empreendedor, com um sistema de gestão financeira, o empreendedor automatiza seu tempo e ainda tem o financeiro do seu negócio em suas mãos. Além disso, você conta com uma equipe de profissionais especializados nos serviços contábeis da sua empresa, otimizando os processos críticos, proporcionando a máxima produtividade e permitindo uma gestão eficiente dos custos com sua plataforma financeira totalmente online, assim poderá ver em tempo real todas suas despesas e receitas de forma prática.

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Contabilidade digital: como funciona e quais as vantagens desse modelo?